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Digitaler Meldeschein in Deutschland – alle Fakten auf einen Blick
Der digitale Meldeschein ist ein wichtiger Schritt hin zur weiteren Digitalisierung des Hotelgewerbes.
Was hat sich geändert, was müssen deutsche Beherbergungsbetriebe beachten und welche rechtskonformen Lösungen gibt es? Wir geben Ihnen hier die Antworten.
Alle Fakten auf einen Blick
Probleme in der Hotellerie
Für viele Hotels stellt das bisher vorgeschriebene Meldeverfahren auf Papier eine enorme bürokratische und finanzielle Belastung dar. Das Unterschreiben der Meldescheine kostet viel Zeit beim Check-in und bringt damit auch einen enormen Papierverbrauch und Lagerkosten mit sich, da für die Hotelunternehmen Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Zusammenhang mit dem anhaltenden Fachkräftemangel und den sich ändernden Gästeanforderungen, bleibt kaum noch Zeit sich der persönlichen Gästebetreuung zu widmen.
Zum DEHOGA Branchenbericht
Der elektronische Check-in als Lösung: SCA
Im Zuge des dritten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG III) sollen Verfahren vereinfacht und der bürokratische Aufwand verringert werden. Für das elektronische Meldeverfahren muss die Unterschrift des Gastes durch andere, ebenfalls als sicher geltende Verfahren ersetzt werden. Der digitale Meldeschein hat hierbei die Aufgabe, im Sinne der DSGVO, für eine anonyme und sichere Weiterleitung der relevanten Daten zu sorgen und erfordert bestimmte technische Voraussetzungen. Im Gesetzentwurf werden dazu drei Möglichkeiten angeführt. Die erste Option ist die Identitätsprüfung mit Hilfe einer Kreditkarte per „Starken Kundenauthentifizierung“ (SCA), wobei die Daten zwingend 12 Monate im PMS gespeichert werden müssen. Die SCA wird auch bei Bezahlvorgängen im Rahmen der neuen Zahlungsdienstrichtlinie PSD2 verlangt und wird über den Zahlungsprovider abgewickelt.
Zur Stellungnahme des DTV
Der elektronische Check-in als Lösung: eID
Die zweite Methode ist die Identitätsprüfung über Eingabe des PIN durch den Gast. Die beherbergte Person muss einer Erfassung der Daten unter Nutzung des elektronischen Identitätsnachweises des Personalausweises zustimmen. Der Ausweisinhaber erhält Einsicht in die ausgelesenen Daten und stimmt der Übertragung durch Eingabe mit der persönlichen Geheimnummer (PIN) zu.
Die dritte Möglichkeit des elektronischen Identitätsausweises besteht durch, ein Lichtbildabgleich mit dem Personalausweis im Zusammenhang mit der Übermittlung der Daten über ein Vor-Ort-Auslesen des Personalausweises.
Jede dieser drei Methoden ersetzt in Deutschland die handschriftliche Unterschrift auf dem Meldeschein.
Die digitale Unterschrift ist in Deutschland nicht zulässig!
Glossar
Elektronischer Personalausweis
Der Ausweisinhaber muss der Identitätsprüfung durch Eingabe der persönlichen Geheimnummer (PIN) zustimmen. Alternativ können die Daten des Personalausweises beim Check-in an der Rezeption auch über ein spezielles Lesegerät ausgelesen werden. Was muss getan werden?
- Schaffung der Infrastruktur (Kartenlesegerät)
- Beantragung einer Berechtigung als Diensteanbieter gemäß den §§ 21 und 21a PAuswG
Starke Kundenauthentifizierung
(engl. „Strong Customer Authentication“), auch Zwei-Faktor-Authentifizierung genannt, ist eine neue europäische Anforderung, die entwickelt wurde, um Online-Zahlungen sicherer zu machen. Die SCA erfordert, dass bei elektronischen Zahlungen zwei von drei Elementen bestehend aus Wissen (z.B. Passwort), Besitz (z.B. das Smartphone) oder Inhärenz vorliegen müssen. Mit „Inhärenz“ sind Dinge gemeint, die dem Kunden persönlich oder körperlich eigen sind, wie etwa der Fingerabdruck.
Payment Services Directive 2
Seit Oktober 2019 ist die neue EU-Zahlungsdienstrichtlinie PSD2 Gesetz. Sie enthält Maßnahmen, die für mehr Sicherheit, Transparenz und fairen Wettbewerb im digitalen Zahlungsverkehr sorgen sollen. Darunter fällt auch die Starke Kundenauthentifizierung. Danach muss, jeder Gast, der nicht bar bezahlt ohnehin „streng authentifiziert“ werden. Hier bietet sich den Hoteliers die Gelegenheit die Umstellung auf den digitalen Meldeschein in einem Zug umzusetzen.Datenschutz-Grundverordnung
Gastgeber dürfen im Rahmen des digitalen Meldescheinverfahrens nur folgende Daten speichern: An- und Abreisedatum, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Zahl der Mitreisenden und bei Ausländern auch die Ausweisnummer. Weitere Gästedaten dürfen nur abgefragt werden, wenn sie für das Erheben von Kurtaxen nötig sind. Jedes Bundesland bestimmt diese individuell.Hotel Property Management System
ist eine Hotelsoftware, mit der Hotels oder Hotelketten Frontoffice-Funktionen computergestützt verwalten und steuern können (inkl. Buchungsverwaltung, Yieldmanagement etc.). Dazu zählen unter anderem etwa die Verwaltung von Reservierungen, Zimmerzuweisung, Verwaltung von Zimmerpreisen, Haushaltsführung, Buchhaltung und Rechnungsstellung. Die HelloGuest Plattform verfügt über Integrationen der geläufigsten PMS-Anbieter und bindet stetig neue an.
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